RODO / GDPR — Information on personal data processing
HostFlow — Klauzula informacyjna dla kandydatów
Version: 2026-02-031. Administrator danych osobowych
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
2. Cele i podstawy przetwarzania danych
Twoje dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:
- przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego oraz działań zmierzających do przedstawienia Twojej kandydatury potencjalnemu pracodawcy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- utworzenie i obsługa profilu kandydata w systemie HostFlow (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- kontakt w sprawach związanych z procesem rekrutacyjnym (telefoniczny, e-mailowy, SMS, WhatsApp lub inne dostępne kanały komunikacji) (art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO);
- przekazanie Twoich danych osobowych potencjalnym pracodawcom współpracującym z HostFlow w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
- archiwizacja dokumentacji rekrutacyjnej, prowadzenie rozliczeń, zabezpieczenie i obrona przed ewentualnymi roszczeniami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
- zapewnienie bezpieczeństwa oraz prawidłowego funkcjonowania systemu HostFlow (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
3. Kategorie przetwarzanych danych
W ramach procesu rekrutacyjnego przetwarzane mogą być w szczególności następujące dane:
- dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, data urodzenia, obywatelstwo);
- dane kontaktowe (numer telefonu, adres e-mail, adres zamieszkania);
- dokumenty tożsamości;
- dokumenty kierowcy (prawo jazdy, kwalifikacje, badania lekarskie);
- informacje dotyczące doświadczenia zawodowego i historii zatrudnienia;
- dane wizowe oraz dane dotyczące legalizacji pobytu i pracy;
- dane techniczne związane z korzystaniem z systemu (np. adres IP, logi systemowe, metadane).
4. Odbiorcy danych
Twoje dane osobowe mogą być przekazywane:
- potencjalnym pracodawcom współpracującym z HostFlow w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego;
- podmiotom świadczącym na rzecz HostFlow usługi IT, hostingowe lub serwerowe;
- uprawnionym organom publicznym – wyłącznie w przypadkach wymaganych przepisami prawa.
5. Przekazanie danych innemu administratorowi
W przypadku przekazania Twojej kandydatury potencjalnemu pracodawcy, podmiot ten staje się odrębnym administratorem danych osobowych i przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami oraz obowiązującymi przepisami prawa.
Od momentu przekazania danych HostFlow nie decyduje o dalszych celach ani sposobach ich przetwarzania w ramach procesu zatrudnienia.
6. Okres przechowywania danych
Twoje dane osobowe są przechowywane przez okres trwania procesu rekrutacyjnego, a po jego zakończeniu – maksymalnie przez 24 miesiące, chyba że wyrazisz zgodę na dłuższe przechowywanie danych po zakończeniu procesu w systemie HostFlow lub obowiązek dłuższego przechowywania wynika z przepisów prawa.
7. Twoje prawa
W związku z przetwarzaniem danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:
- prawo dostępu do danych;
- prawo do ich sprostowania;
- prawo do usunięcia danych (prawo do bycia zapomnianym);
- prawo do ograniczenia przetwarzania;
- prawo do przenoszenia danych;
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
- prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie
W systemie HostFlow nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne. System może jednak wspierać proces rekrutacyjny poprzez automatyczne porządkowanie, filtrowanie lub prezentację zgłoszeń.
9. Organ nadzorczy
Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy RODO, masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
1. Data controller
The controller of your personal data is:
2. Purposes and legal basis for processing
Your personal data are processed for the following purposes and on the following legal bases:
- conducting the recruitment process and actions aimed at presenting your candidacy to potential employers (Art. 6(1)(b) GDPR);
- creating and managing your candidate profile in the HostFlow system (Art. 6(1)(b) GDPR);
- contact regarding the recruitment process (phone, e-mail, SMS, WhatsApp or other available channels) (Art. 6(1)(b) and (f) GDPR);
- sharing your personal data with potential employers cooperating with HostFlow within the recruitment process (Art. 6(1)(b) GDPR);
- archiving recruitment documentation, accounting, securing and defending against potential claims (Art. 6(1)(f) GDPR);
- ensuring security and proper functioning of the HostFlow system (Art. 6(1)(f) GDPR).
3. Categories of data processed
Within the recruitment process, the following data may be processed in particular:
- identification data (name, surname, date of birth, citizenship);
- contact data (phone number, e-mail, address);
- identity documents;
- driver documents (driving licence, qualifications, medical examinations);
- information on professional experience and employment history;
- visa data and data on residence and work authorisation;
- technical data related to use of the system (e.g. IP address, system logs, metadata).
4. Data recipients
Your personal data may be disclosed to:
- potential employers cooperating with HostFlow within the recruitment process;
- entities providing IT, hosting or server services to HostFlow;
- competent public authorities – only where required by law.
5. Transfer to another data controller
When your candidacy is transferred to a potential employer, that entity becomes a separate data controller and processes data in accordance with its own policies and applicable law.
From the moment of transfer, HostFlow does not determine the further purposes or means of processing within the employment process.
6. Data retention period
Your personal data are stored for the duration of the recruitment process and, after its completion, for a maximum of 24 months, unless you consent to longer retention after the recruitment process in HostFlow or a longer retention period is required by law.
7. Your rights
In connection with the processing of your personal data, you have the following rights:
- right of access to your data;
- right to rectification;
- right to erasure (“right to be forgotten”);
- right to restriction of processing;
- right to data portability;
- right to object to processing;
- right to lodge a complaint with a supervisory authority.
8. Automated decision-making and profiling
The HostFlow system does not involve automated decision-making that would have legal effects on you. The system may, however, support the recruitment process through automatic sorting, filtering or presentation of applications.
9. Supervisory authority
If you consider that the processing of your personal data infringes the GDPR, you have the right to lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (UODO) in Poland.
1. Администратор персональных данных
Администратором ваших персональных данных является:
2. Цели и правовые основания обработки
Ваши персональные данные обрабатываются в следующих целях и на следующих правовых основаниях:
- проведение процесса рекрутинга и действий по представлению вашей кандидатуры потенциальным работодателям (ст. 6(1)(b) GDPR);
- создание и ведение вашего профиля кандидата в системе HostFlow (ст. 6(1)(b) GDPR);
- связь по вопросам процесса рекрутинга (телефон, e-mail, SMS, WhatsApp и другие каналы) (ст. 6(1)(b) и (f) GDPR);
- передача ваших персональных данных потенциальным работодателям, сотрудничающим с HostFlow, в рамках процесса рекрутинга (ст. 6(1)(b) GDPR);
- архивирование рекрутинговой документации, ведение учёта, защита от возможных претензий (ст. 6(1)(f) GDPR);
- обеспечение безопасности и надлежащей работы системы HostFlow (ст. 6(1)(f) GDPR).
3. Категории обрабатываемых данных
В рамках процесса рекрутинга могут обрабатываться в частности следующие данные:
- идентификационные данные (имя, фамилия, дата рождения, гражданство);
- контактные данные (телефон, e-mail, адрес);
- документы, удостоверяющие личность;
- водительские документы (права, квалификация, медосмотры);
- сведения об опыте работы и трудовой истории;
- визовые данные и данные о легализации пребывания и работы;
- технические данные, связанные с использованием системы (IP, логи, метаданные).
4. Получатели данных
Ваши персональные данные могут передаваться:
- потенциальным работодателям, сотрудничающим с HostFlow;
- субъектам, оказывающим HostFlow IT-, хостинговые и серверные услуги;
- компетентным государственным органам — только в случаях, предусмотренных законом.
5. Передача другому администратору
При передаче вашей кандидатуры потенциальному работодателю этот субъект становится отдельным администратором персональных данных и обрабатывает данные в соответствии со своими правилами и применимым правом.
С момента передачи HostFlow не определяет дальнейшие цели и способы обработки в рамках процесса трудоустройства.
6. Срок хранения данных
Ваши персональные данные хранятся в течение процесса рекрутинга и после его завершения — не более 24 месяцев, если вы не дали согласие на более длительное хранение данных после завершения процесса в HostFlow или иной срок не предусмотрен законом.
7. Ваши права
В связи с обработкой ваших персональных данных вы имеете следующие права:
- право доступа к данным;
- право на исправление;
- право на удаление («право на забвение»);
- право на ограничение обработки;
- право на переносимость данных;
- право возражать против обработки;
- право подать жалобу в надзорный орган.
8. Автоматизированное принятие решений и профилирование
В системе HostFlow не осуществляется автоматизированное принятие решений, имеющих для вас правовые последствия. Система может поддерживать процесс рекрутинга путём автоматической сортировки, фильтрации или представления заявок.
9. Надзорный орган
Если вы считаете, что обработка ваших персональных данных нарушает GDPR, вы имеете право подать жалобу в Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) — орган по защите персональных данных Польши.