Privacy Policy / Polityka prywatności / Политика конфиденциальности

HostFlow — zasady przetwarzania danych kandydatów

Polski English Русский
Version: 2026-02-03

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych kandydatów korzystających z systemu rekrutacyjnego HostFlow oraz usług z nim powiązanych.

Dokument uzupełnia klauzulę informacyjną RODO i wyjaśnia m.in. zakres danych, cele, odbiorców oraz prawa osoby, której dane dotyczą.

2. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

Host Flow — Viktoriia Tatarynovich
NIP
7872153072
REGON
542991376
Adres
ul. Leśna 1A/2, 64-514 Przecław, Polska
E-mail

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od etapu procesu i źródła zgłoszenia HostFlow może przetwarzać m.in.:

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, telefon, e-mail, adres);
  • dokumenty tożsamości;
  • dokumenty kierowcy (np. prawo jazdy, kod 95, badania/kwalifikacje);
  • dane dotyczące doświadczenia zawodowego i historii zatrudnienia;
  • dane wizowe oraz dotyczące legalizacji pobytu i pracy;
  • dane techniczne i bezpieczeństwa (np. adres IP, logi, metadane).

4. Cele i podstawy przetwarzania

Dane mogą być przetwarzane w celu:

  • prowadzenia procesu rekrutacyjnego i dopasowania kandydatów do ofert;
  • utworzenia i obsługi profilu kandydata w HostFlow;
  • kontaktu w sprawie rekrutacji (np. telefon, e-mail, SMS/WhatsApp);
  • archiwizacji, rozliczeń oraz zabezpieczenia i obrony przed roszczeniami;
  • zapewnienia bezpieczeństwa i prawidłowego działania systemu.

Podstawy prawne przetwarzania wynikają z art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO (działania przed zawarciem umowy/realizacja usługi oraz prawnie uzasadniony interes administratora). Szczegóły opisuje RODO.

5. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane:

  • potencjalnym pracodawcom współpracującym z HostFlow w ramach prowadzonego procesu rekrutacyjnego;
  • dostawcom usług IT/hostingu/serwerów wspierającym HostFlow (na podstawie umów i odpowiednich zabezpieczeń);
  • uprawnionym organom publicznym — wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami prawa.

6. Przekazanie innemu administratorowi

W przypadku przekazania Twojej kandydatury potencjalnemu pracodawcy, podmiot ten staje się odrębnym administratorem danych osobowych i przetwarza dane zgodnie z własnymi zasadami oraz obowiązującymi przepisami prawa.

Od momentu przekazania danych HostFlow nie decyduje o dalszych celach ani sposobach ich przetwarzania w ramach procesu zatrudnienia.

7. Okres przechowywania

Dane przechowywane są przez okres trwania rekrutacji oraz maksymalnie 24 miesiące po jej zakończeniu, chyba że wyrazisz zgodę na dłuższe przechowywanie danych po zakończeniu procesu lub obowiązek dłuższego przechowywania wynika z przepisów prawa.

8. Prawa kandydata

Przysługują Ci m.in. prawa do: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu oraz wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Szczegółowy opis praw oraz sposobu ich realizacji znajduje się w RODO.

9. Bezpieczeństwo i cookies

HostFlow stosuje środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych (m.in. HTTPS, kontrolę dostępu, rejestrowanie zdarzeń bezpieczeństwa).

Informacje o plikach cookies: Polityka cookies.

1. General information

This Privacy Policy explains how HostFlow processes personal data of candidates using the recruitment system and related services.

It complements the RODO / GDPR information notice and describes data scope, purposes, recipients and your rights.

2. Data controller

The controller of your personal data is:

Host Flow — Viktoriia Tatarynovich
NIP (Tax ID)
7872153072
REGON
542991376
Address
ul. Leśna 1A/2, 64-514 Przecław, Poland
E-mail

3. Categories of data processed

Depending on the recruitment stage and the source of your application, HostFlow may process:

  • identification and contact data (e.g., name, phone, e-mail, address);
  • identity documents;
  • driver documents (e.g., driving licence, Code 95, medical/qualification certificates);
  • professional experience and employment history;
  • visa and residence/work authorisation data;
  • technical and security data (e.g., IP address, logs, metadata).

4. Purposes and legal basis

We process data to:

  • run recruitment and match candidates with vacancies;
  • create and manage candidate profiles in HostFlow;
  • contact candidates regarding recruitment (phone, e-mail, SMS/WhatsApp);
  • archive records, settle accounts and defend against potential claims;
  • ensure security and proper operation of the system.

Legal bases are primarily Art. 6(1)(b) and Art. 6(1)(f) GDPR (steps prior to entering into a contract / service provision and legitimate interests). Details are provided in RODO / GDPR notice.

5. Data recipients

Your data may be shared with:

  • potential employers cooperating with HostFlow within the recruitment process;
  • IT/hosting/server vendors supporting HostFlow (under appropriate agreements and safeguards);
  • competent public authorities — only where required by law.

6. Transfer to another controller

When your candidacy is transferred to a potential employer, that entity becomes a separate data controller and processes data under its own policies and applicable law.

From the moment of transfer, HostFlow does not determine the further purposes or means of processing within the employment process.

7. Retention period

Data are stored for the recruitment period and up to 24 months after completion, unless you consent to longer retention after the recruitment process or a longer period is required by law.

8. Your rights

You have the right to request access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability, to object to processing, and to lodge a complaint with a supervisory authority.

More details on your rights and how to exercise them are provided in the RODO / GDPR notice.

9. Security and cookies

HostFlow applies technical and organisational measures to protect data (including HTTPS, access control and security event logging).

Cookie information: Cookie Policy.

1. Общая информация

Настоящая Политика конфиденциальности описывает, как HostFlow обрабатывает персональные данные кандидатов, использующих систему рекрутинга и связанные сервисы.

Документ дополняет информационную клаузулу RODO / GDPR и разъясняет объём данных, цели, получателей и права кандидата.

2. Администратор данных

Администратором ваших персональных данных является:

Host Flow — Виктория Татарынович
NIP (ИНН)
7872153072
REGON
542991376
Адрес
ul. Leśna 1A/2, 64-514 Przecław, Польша
E-mail

3. Категории обрабатываемых данных

В зависимости от этапа процесса и источника заявки HostFlow может обрабатывать:

  • идентификационные и контактные данные (например, имя, телефон, e-mail, адрес);
  • документы, удостоверяющие личность;
  • водительские документы (например, права, Code 95, медицинские/квалификационные документы);
  • сведения об опыте работы и трудовой истории;
  • визовые данные и данные о легализации пребывания/работы;
  • технические и защитные данные (например, IP-адрес, логи, метаданные).

4. Цели и правовые основания

Данные обрабатываются для:

  • ведения рекрутинга и подбора вакансий;
  • создания и ведения профиля кандидата в HostFlow;
  • связи с кандидатом по вопросам рекрутинга (телефон, e-mail, SMS/WhatsApp);
  • архивирования, учёта и защиты от возможных претензий;
  • обеспечения безопасности и корректной работы системы.

Основные правовые основания: ст. 6(1)(b) и ст. 6(1)(f) GDPR (действия до заключения договора/оказание услуги и законный интерес). Подробности — в RODO / GDPR.

5. Получатели данных

Данные могут передаваться:

  • потенциальным работодателям, сотрудничающим с HostFlow в рамках процесса рекрутинга;
  • IT/хостинг/сервер-провайдерам, обеспечивающим работу HostFlow (по договорам и с соответствующими мерами защиты);
  • компетентным государственным органам — только в случаях, предусмотренных законом.

6. Передача другому администратору

При передаче вашей кандидатуры потенциальному работодателю этот субъект становится отдельным администратором персональных данных и обрабатывает данные по своим правилам и в соответствии с применимым правом.

С момента передачи HostFlow не определяет дальнейшие цели и способы обработки в рамках процесса трудоустройства.

7. Срок хранения

Данные хранятся на период рекрутинга и не более 24 месяцев после завершения процесса, если вы не дали согласие на более длительное хранение данных после завершения процесса или иной срок не предусмотрен законом.

8. Ваши права

Вы вправе запросить доступ к данным, исправление, удаление, ограничение обработки, переносимость данных, возражать против обработки, а также подать жалобу в надзорный орган.

Подробнее о правах и порядке их реализации — в RODO / GDPR.

9. Безопасность и cookies

HostFlow применяет технические и организационные меры защиты (включая HTTPS, контроль доступа и журналирование событий безопасности).

Информация о cookies: Политика cookies.